Der zentrale Wegweiser


Wenn von Projektmanagement gesprochen wird, spielt die Projektleitung eine zentrale Rolle. Alleine kann sie das Projekt nicht zum Erfolg führen, doch ohne ihr Führungsverhalten wird das Team auch nicht erfolgreich sein.


Allgemeine Ansprüche an die Projektleitung

Gestalter von Projektinhalten und -zielen


Tatsächlich muss man abhängig von der Größe des Vorhabens hinterfragen, ob man einen Fachspezialisten als Projektleiter braucht. Wer muss das Team/Umfeld wirklich motivieren oder die Ziele gestalten?


Rollenverständnis
Welche Rollen braucht das Projekt und welche Rollen soll/darf die Projektleitung einnehmen.


In der Arbeitsrealität hängt die konkrete Rollenbeschreibung von der Größe des Vorhabens und der Ressourcenverfügbarkeit einzelner Personen ab.
Je größer das Projekt, desto mehr muss auf Rollentrennung geachtet werden. Rollentrennungen sind wichtig, weil jede Rolle ein eigenes Verhalten an den Tag bringt. Auf dieses Verhalten bauen alle Beteiligten. Es gibt ihnen Halt, Konstanz und Sicherheit.
Als Beispiel: Workshopmoderation versus Interessensvertretung.
Ein Moderator muss verständnisvoll und ausgleichend agieren. Der Projektleiter muss Ziele und Interessen vertreten. Werden diese Rollen zu sehr vermischt, können sich die Beteiligten nicht darauf einstellen. Welche Rolle hat unser Projektleiter heute/jetzt?


Sehr wichtig ist die Leitungsrolle. Sie bildet die Speerspitze im Projekt. Es muss jemanden geben, der die Richtung vorgibt, Probleme in Angriff nimmt und die Kommunikation mit der Projekt-Außenwelt organisiert.
Inhaltliche Ergebnisse werden vom Projektteam geliefert. Die Projektleitung formt und führt das Team.
Natürlich muss ein Projektleiter ein inhaltliches Verständnis haben, doch er braucht kein Fachspezialist zu sein. Eine zu hohe Fachkompetenz kann sogar hinderlich sein, denn der Fokus wird dann mehr auf perfekte „technisch/inhaltliche“ Lösungen gelegt als auf das Gesamtergebnis – ein klassischer Interessenskonflikt.
Projektleiter müssen das Gesamte im Auge haben, um ein Projekt erfolgreich durchziehen zu können.
Das Projektteam braucht eine arbeitsfähige Umgebung, um qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern zu können. Diese Umgebung hat der Projektleiter, in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, zu gestalten.
Sehr gute Kenntnisse von PM-Werkzeugen sind ein wichtiger Teil im Portfolio. Doch darf man nicht alleine auf diese Techniken setzen. Die nachfolgenden Punkte der Projektführung sind im realen Projektleben ein zu wenig beachtetes Terrain. Bitte nicht missverstehen! Ich vertrete vehement die Meinung, dass ein gut geplantes Projekt an Kosten bzw. Ressourcen spart und ein hohes Maß an Qualität bringt.
Jedoch wird das Augenmerk viel zu wenig auf die dynamischen Teile von großen Vorhaben gelegt. Diese werden durch weitere Fähigkeiten abgedeckt.
Fähigkeiten: Projektleiter
Das Neue ist die Routine
Es gibt eine Vielzahl von Fähigkeiten, die ein Projektleiter haben muss. Zu beachten ist, dass diese Leitung sich regelmäßig auf ein neues Arbeitsumfeld einstellen muss: Neues Team, neue Inhalte, neue Stakeholder usw. Der Umgang mit Neuem ist die Routine, das bedeutet auch, dass Kompetenzen dieser Art von Leitungsfunktion je nach Projekt unterschiedlich eingesetzt werden müssen.

Naturkräfte in Projekten

Der Beginn eines jeden Projektes ist das Aufsetzen (Definieren und Abstimmen) von wichtigen Elementen. Dazu gehören Inhalte, Ziele und die Projektorganisation. Diese Säulen repräsentieren tragende Pfeiler des Projekthauses.
Diese Pfeiler sollten mit einer klaren Linie und Absprache, mit allen Beteiligten, ein stabiles Fundament für die Dauer des Projektes darstellen. Seine Tragfähigkeit wird jedoch erst im Laufe des Projektalltages sichtbar. Durch einwirkende Kräfte wird es oft sehr intensiv auf die Probe gestellt.
Projekte sind gebündelte Energie, zusammengetragen von allen Beteiligten. Gleich dem physikalischen Actio-Reactio-Prinzip erzeugen sie daher eine Außen- und Innenwirkung! Hier gilt: zu jeder Kraft gibt es eine Gegenkraft.
Um gewünschte Resultate zu erzeugen, gilt es entstehende Kräfte auf ein Ziel zu richten und sich fokussiert vorzubereiten. Um entstehende Dynamiken lenken zu können, müssen vorhandene Mechanismen bewusst bearbeitet werden.
Unterhalb werden wichtige Dynamiktreiber angeführt:


Tagesgeschäft
Das Tagesgeschäft hat die oberste Priorität, weil es dem eigentlichen Geschäftszweck des Unternehmens dient. Im Tagesgeschäft werden anstehende Arbeiten Schritt für Schritt abgearbeitet. Grundsatzprobleme sind normalerweise nicht zu lösen, in der Regel treten keine unerwarteten Unterbrechungen bzw. Veränderungen auf; alle Beteiligten sind an eine Routine gewöhnt.
Die Ressourcenausstattung der Routineprozesse erfolgt nach dem erwarteten Aufgabenvolumen. Die Zuteilung der Ressourcen erfolgt meist am unteren Limit, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und effizienten Umgang mit diesen zu gewährleisten.
Aus diesem Ressourcenpool wird ein Teil der Projektmannschaft rekrutiert.
Möglicher Konflikt: Die Ressourcen reichen nicht aus und werden für das Tagesgeschäft zu gering. Gründe für diesen Umstand können neue Auftragslagen, langfristige Ausfälle (z. B. Krankheit) udgl. sein. Es ist die Aufgabe der verantwortlichen Stelle das Tagesgeschäft am Laufen zu halten. Unter Umständen kann dies auch einen Abzug von Projektressourcen bedeuten.


Kunden

Der Kunde gibt die Richtung vor. Bei Kundenprojekten steht man oft vor der Herausforderung zu erkennen, was der Kunde eigentlich selber möchte. Teilweise sind dem Kunden die Ziele nicht ganz klar, manchmal gibt der Kunde die eigentlichen Ziele nicht weiter.
Je größer die betroffene Organisation hinter dem Kundenkontakt ist, desto mehr Dynamik kann dadurch entstehen. Die Herausforderung für eine Projektleitung ist, dass diese Einflüsse nur sehr schwer erkennbar sind, weil die Filter, d.h. Kontaktpersonen, oft keine direkten Einblicke in Einflussfaktoren gestatten.

Stammorganisation

Als Stammorganisationen muss man die Summe aller Elemente, wie die Aufbau- und Ablauforganisation, die MitarbeiterInnen, die Regeln und Organisationskultur betrachten. Die Stammorganisation kann einen wesentlichen Einfluss auf das Projekt haben. Die einwirkenden Kräfte nehmen zu, wenn ein Projekt direkte Veränderungen in der Stammorganisation vornimmt. Hier gilt die Regel: Je mehr Veränderung im Raum steht, desto größer die Dynamik. Veränderungen in der Stammorganisation beschränken sich nicht nur auf bestimmte Ebenen, sondern haben eine Wirkung auf jede Organisationsstufe. Dies hängt von der Aussicht auf Gewinn bzw. Verlust durch den gestalteten Umbruch ab. Oft spielt hier auch die Identifikation mit den vorhandenen Strukturen bei Beteiligten eine intensive Rolle. Eine Veränderung geht daher oft mit Widerstand oder mit vorantreibenden Kräften einher.


Auftraggeber
Der Auftraggeber beeinflusst maßgeblich die tragenden Säulen des Projektes. Er gibt Ziele, Inhalte, Budget und Zeitplan vor und hat die Gesamtstruktur in der Hand. Durch diese Kompetenz hat er als einziger die Möglichkeit die Säulen des Projektes abzuändern. Bei Abänderungen ist es wichtig, diese in Absprache mit Beteiligten vorzunehmen, da sonst leicht Missverständnisse auftreten. Ebenso muss das Team wissen, in welche Richtung die Reise aus Sicht des Auftraggebers gehen soll, da nur so eine optimale Abstimmung auf seine Bedürfnisse garantiert werden kann. Festzuhalten ist, dass eine Änderung der Interessen auf Seiten des Auftraggebers in der Regel bedeutende Auswirkungen auf die Projektsäulen hat.


Zielkonflikte
Im Projektmanagement ist die Zieldefinition innerhalb der Auftragsklärung die Grundlage für eine fruchtbare Entwicklung des Projekts im Sinne des Auftraggebers. Ziele geben dem Projekt einen Sinn und sind basal für eine klare Ausrichtung auf dem Weg zu ihnen.
Je länger Projekte dauern, je komplexer und einzigartiger sie sind, desto mehr können sich die Ziele ändern. Dies liegt oft an unberechenbaren Variablen, welche sich plötzlich zeigen.
Auch dreht sich die Welt im Unternehmen um das Projekt weiter. Es werden weitere Projekte gestartet, es kommen neue Kundenanforderungen, das Tagesgeschäft ändert sich. Auch kann es passieren, dass neue Führungskräfte andere Vorstellungen von Sachverhalten haben und diese in das Projekt einbringen.
Im Zuge der fortlaufenden Projektarbeit können auch neue Erkenntnisse gewonnen werden, die einen möglichen Einfluss auf eigene Projektziele oder auf andere Ziele haben.


Grundsätzlich gilt:
Je länger ein Projekt dauert, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich dynamische Einflüsse auf das Projekt ergeben. Daher ist eine Beobachtung des Umfeldes, um Einflüsse zu erkennen und Aktionen zu setzen, eine wesentliche Aufgabe der Projektleitung.
Dazu bedarf es einer regelmäßigen Bewertung von einflussreichen Geschehnissen. Dieses Ergebnis dient als Grundlage für weitere Strategien im Projektvorgehen.

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