Naturkräfte in Projekten

Der Beginn eines jeden Projektes ist das Aufsetzen (Definieren und Abstimmen) von wichtigen Elementen. Dazu gehören Inhalte, Ziele und die Projektorganisation. Diese Säulen repräsentieren tragende Pfeiler des Projekthauses.
Diese Pfeiler sollten mit einer klaren Linie und Absprache, mit allen Beteiligten, ein stabiles Fundament für die Dauer des Projektes darstellen. Seine Tragfähigkeit wird jedoch erst im Laufe des Projektalltages sichtbar. Durch einwirkende Kräfte wird es oft sehr intensiv auf die Probe gestellt.
Projekte sind gebündelte Energie, zusammengetragen von allen Beteiligten. Gleich dem physikalischen Actio-Reactio-Prinzip erzeugen sie daher eine Außen- und Innenwirkung! Hier gilt: zu jeder Kraft gibt es eine Gegenkraft.
Um gewünschte Resultate zu erzeugen, gilt es entstehende Kräfte auf ein Ziel zu richten und sich fokussiert vorzubereiten. Um entstehende Dynamiken lenken zu können, müssen vorhandene Mechanismen bewusst bearbeitet werden.
Unterhalb werden wichtige Dynamiktreiber angeführt:


Tagesgeschäft
Das Tagesgeschäft hat die oberste Priorität, weil es dem eigentlichen Geschäftszweck des Unternehmens dient. Im Tagesgeschäft werden anstehende Arbeiten Schritt für Schritt abgearbeitet. Grundsatzprobleme sind normalerweise nicht zu lösen, in der Regel treten keine unerwarteten Unterbrechungen bzw. Veränderungen auf; alle Beteiligten sind an eine Routine gewöhnt.
Die Ressourcenausstattung der Routineprozesse erfolgt nach dem erwarteten Aufgabenvolumen. Die Zuteilung der Ressourcen erfolgt meist am unteren Limit, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und effizienten Umgang mit diesen zu gewährleisten.
Aus diesem Ressourcenpool wird ein Teil der Projektmannschaft rekrutiert.
Möglicher Konflikt: Die Ressourcen reichen nicht aus und werden für das Tagesgeschäft zu gering. Gründe für diesen Umstand können neue Auftragslagen, langfristige Ausfälle (z. B. Krankheit) udgl. sein. Es ist die Aufgabe der verantwortlichen Stelle das Tagesgeschäft am Laufen zu halten. Unter Umständen kann dies auch einen Abzug von Projektressourcen bedeuten.


Kunden

Der Kunde gibt die Richtung vor. Bei Kundenprojekten steht man oft vor der Herausforderung zu erkennen, was der Kunde eigentlich selber möchte. Teilweise sind dem Kunden die Ziele nicht ganz klar, manchmal gibt der Kunde die eigentlichen Ziele nicht weiter.
Je größer die betroffene Organisation hinter dem Kundenkontakt ist, desto mehr Dynamik kann dadurch entstehen. Die Herausforderung für eine Projektleitung ist, dass diese Einflüsse nur sehr schwer erkennbar sind, weil die Filter, d.h. Kontaktpersonen, oft keine direkten Einblicke in Einflussfaktoren gestatten.

Stammorganisation

Als Stammorganisationen muss man die Summe aller Elemente, wie die Aufbau- und Ablauforganisation, die MitarbeiterInnen, die Regeln und Organisationskultur betrachten. Die Stammorganisation kann einen wesentlichen Einfluss auf das Projekt haben. Die einwirkenden Kräfte nehmen zu, wenn ein Projekt direkte Veränderungen in der Stammorganisation vornimmt. Hier gilt die Regel: Je mehr Veränderung im Raum steht, desto größer die Dynamik. Veränderungen in der Stammorganisation beschränken sich nicht nur auf bestimmte Ebenen, sondern haben eine Wirkung auf jede Organisationsstufe. Dies hängt von der Aussicht auf Gewinn bzw. Verlust durch den gestalteten Umbruch ab. Oft spielt hier auch die Identifikation mit den vorhandenen Strukturen bei Beteiligten eine intensive Rolle. Eine Veränderung geht daher oft mit Widerstand oder mit vorantreibenden Kräften einher.


Auftraggeber
Der Auftraggeber beeinflusst maßgeblich die tragenden Säulen des Projektes. Er gibt Ziele, Inhalte, Budget und Zeitplan vor und hat die Gesamtstruktur in der Hand. Durch diese Kompetenz hat er als einziger die Möglichkeit die Säulen des Projektes abzuändern. Bei Abänderungen ist es wichtig, diese in Absprache mit Beteiligten vorzunehmen, da sonst leicht Missverständnisse auftreten. Ebenso muss das Team wissen, in welche Richtung die Reise aus Sicht des Auftraggebers gehen soll, da nur so eine optimale Abstimmung auf seine Bedürfnisse garantiert werden kann. Festzuhalten ist, dass eine Änderung der Interessen auf Seiten des Auftraggebers in der Regel bedeutende Auswirkungen auf die Projektsäulen hat.


Zielkonflikte
Im Projektmanagement ist die Zieldefinition innerhalb der Auftragsklärung die Grundlage für eine fruchtbare Entwicklung des Projekts im Sinne des Auftraggebers. Ziele geben dem Projekt einen Sinn und sind basal für eine klare Ausrichtung auf dem Weg zu ihnen.
Je länger Projekte dauern, je komplexer und einzigartiger sie sind, desto mehr können sich die Ziele ändern. Dies liegt oft an unberechenbaren Variablen, welche sich plötzlich zeigen.
Auch dreht sich die Welt im Unternehmen um das Projekt weiter. Es werden weitere Projekte gestartet, es kommen neue Kundenanforderungen, das Tagesgeschäft ändert sich. Auch kann es passieren, dass neue Führungskräfte andere Vorstellungen von Sachverhalten haben und diese in das Projekt einbringen.
Im Zuge der fortlaufenden Projektarbeit können auch neue Erkenntnisse gewonnen werden, die einen möglichen Einfluss auf eigene Projektziele oder auf andere Ziele haben.


Grundsätzlich gilt:
Je länger ein Projekt dauert, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich dynamische Einflüsse auf das Projekt ergeben. Daher ist eine Beobachtung des Umfeldes, um Einflüsse zu erkennen und Aktionen zu setzen, eine wesentliche Aufgabe der Projektleitung.
Dazu bedarf es einer regelmäßigen Bewertung von einflussreichen Geschehnissen. Dieses Ergebnis dient als Grundlage für weitere Strategien im Projektvorgehen.